Guides d’entretien, consommation, organisation, système d’action
GUIDE D’ENTRETIEN
personnels internes à l’Université (1995)
Présentation de l’étude :
La Présidence souhaite mettre sur pied des actions de communication en direction de cibles extérieures à l’université, étudiants certes mais aussi entreprises, organismes publics, étranger. L’étude que nous effectuons à pour objectif :
– de voir quellle aide le Siège pourrait apporter aux membres de l’université pour faciliter, soutenir, leurs démarches auprès de publics extérieurs à l’université;
– de préciser le type d’information nécessaires aux organismes extérieurs au monde universitaire et qui cherchent à avoir des contacts avec l’université.
ACTIVITES PROFESSIONNELLES
peut-être pourriez-vous, avant de parler plus précisemment de vos relations avec l’extérieur de l’université, me dire quelques mots sur les principaux aspects de vos activités professionnelles ? (voir quelle est la cellule de travail de base)
PRATIQUES DE COMMUNICATION EXTERNE :
vos relations professionnelles avec votre environnement
description de vos relations professionnelles : origines, mise en place
Dans le cadre de ces activités, vous avez des relations avec des organismes extérieurs à Paris V, … ?
Pourriez-vous me raconter comment vous avez réussi à établir ces relations ?
– qu’est-ce qui est à l’origine de ces contacts ?
(réseau personnel ? lié à renommée intellectuelle ? à participation à certains types d’actions ? … ?)
– Si contacts personnels => il semble que ce soit des réseaux personnels qui soient à l’origine de vos contacts avec l’extérieur de l’Université; vous n’avez pas mobilisé de réseaux plus formels, nstitutionnels ? (du type associations, annuaires, institutions etc.. )
– comment vous avez été amené à prendre en charge la mise en place de ces relations; pourquoi vous ont-elles parues nécessaires ?
-> objet de la relation
D’autres collègues se sont-ils impliqués dans la mise en place de ces relations ?
LES PROBLEMES RENCONTRES :
Lors de la mise en place de ces relations, avez-vous rencontré des difficultés particulières ?
– obstacles à surmonter ?
– les solutions apportées : comment avez-vous résolu ces difficultés ?
Et ensuite, dans la gestion de ces relations ?
formalisation de ces relations :
ces relations, leur avez-vous donné un cadre officiel ? Par exemple, les avez-vous formalisées par le biais d’une convention enregistrée au Siège de l’Université ?
– si oui, à quels moments et pourquoi devient-il nécessaire de formaliser ces contacts ?
– impliquer le Siège dans ces relations, est-ce que cela pose/engendre des difficultés ?
LES SUPPORTS :
j’aimerais que l’on revienne un peu sur les problèmes matériels qui peuvent se poser lorsqu’on est amené à avoir des contacts professionnels avec d’autres institutions;
Parfois, en cherchant à contacter certains de vos collègues, j’ai eu quelques difficultés à les localiser puis à les joindre. De l’extérieur, on n’a pas beaucoup de moyen pour repérer son interlocuteur au sein de l’Université Paris V;
– est-ce que vous pensez qu’il est difficile de vous contacter ?
Est-ce que c’est une difficulté que vous avez du prendre en compte ?
Comment ?
exemples :
– en dissociant l’adresse professionnelle que vous donnez du numéro de téléphone où l’on peut vous joindre de façon (plus) efficace ?
– en investissant dans un répondeur ?
– en communicant votre numéro personnel ?
– avez-vous eu besoin de réfléchir à comment vous protéger vis à vis d’appels trop nombreux ? en vous arrangeant pour les filtrer ?
Je pense à une situation particulière qui serait celle d’une personne non-universitaire qui désirerait contacter pour un problème précis un universitaire compétent sur ce problème;
– selon vous, quelles difficultés rencontrerait-il s’il n’a pas de contacts personnels au sein du monde universitaire ?
Un enseignant étranger qui a des contacts avec une UFR de l’université me disait qu’il ne comprenait pas tous les éléments de l’adresse de son interlocuteur :
-> la dénomination de l’université : quel nom(s) utilisez-vous ?
– et pourquoi ?
Lorsque vous désirez contacter quelqu’un, démarcher, comment vous y prenez-vous pour vous présenter, vous démarquer, vous situer au sein du monde universitaire ? (si l’interviewé n’a que des contacts personnels, partir d’un désir de contact et faire imaginer la démarche d’approche)
– quels sont les éléments/ les atouts que vous mettez en avant lorsque vous contactez quelqu’un ?
-> pour vous présenter ? vous situez-vous à partir de la spécificité de vos activités, de celles de votre labo, de votre UFR ?
Lorsque vous faites des courriers professionnels :
– comment rédigez-vous l’adresse ?
– papier à en tête de l’université ? de l’UFR ?
– le logo de l’université, c’est important selon vous ? fonction ?
Pensez-vous que votre rattachement (à l’université René Descartes plutôt qu’à une autre) est un élément important pour vos interlocuteurs ?
– en fonction des interlocuteurs est-ce plus ou moins important ?
Lorsque vous êtes amené à parler de votre université, quels types d’informations donnez-vous ? Lesquelles vous demande-t-on ?
– en fonction des interlocuteurs est-ce différent ?
– disposez-vous d’outils, de supports, sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour cela ?
-> lesquels ?
-> appréciations de ces supports ?
Pour communiquer avec ces interlocuteurs extérieurs à l’université, quels canaux utilisez-vous ?
– plutôt fax, téléphone, courrier ?
Est-ce que les conditions matérielles mises à votre disposition vous semblent satisfaisantes ?
– quelles difficultés cela pose ?
Comment vous adaptez-vous à ces problèmes de moyens ?
– les solutions : création d’associations, magouille pour avoir des moyens (secrétaire, répondeur, etc …), coût pris en charge personnellement
– qui prend en charge le financement de votre communication externe ?
POSITION ET FONCTIONS DU SIEGE + SOUHAITS
Si la Présidence n’existait pas, qu’est-ce que cela changerait pour vous ?
– le Siège, c’est plutôt une contrainte pour vous ?
– en quoi le Siège vous est utile ? (assurer conformité à la loi … )
« La communication externe de Paris V », qu’est-ce que ça signifie pour vous ?
– citer une action récente de communication externe; appréciation ?
Face à ces besoins en matière de communication, qu’est-ce-qui, selon vous devrait être pris en charge par
– par vous
– par le Siège ?
– par l’UFR ?
=> pertinence de chacun en fonction des objectifs, des cibles, des contenus ?
Selon vous, qu’est-ce qui devrait être fait dans ce domaine par le Siège ?
– est-ce nécessaire
– souhaitable ?
– vers quelles cibles ?
– quelles informations ?
Selon vous, quels types de supports devraient être utilisés ?
– pour diffuser quels type d’informations ?
Quels sont les atouts de Paris V que le Siège devrait mettre en valeur, mobiliser,
– au niveau parisien, national, international ?
– avec qui paris V est en compétition ?
Par rapport à vos activités, est-ce qu’il y a d’autres cibles que vous aimeriez atteindre ? (entreprises, étranger, accés à l’édition, aux commissions administratives, etc …)
Avez-vous essayé de les toucher ?
– Si oui, pourquoi cela n’a pas abouti ?
– Si non, pourquoi ?
Comment vous y prendriez-vous si vous deviez les toucher ?
Comment le Siège pourrait vous y aider ?
Qu’est-ce que le Siège peut faire pour vous faciliter la vie ?